Sebagaimana dikatakan oleh Slamet Soesanto dan Sondang P. Siagian, bahwa terdapat 8 (delapan) unsur-unsur Administrasi yang merupakan sub konsep dari administrasi itu sendiri.
Unsur-Unsur Administrasi
- Organisasi, adalah kumpulan dari orang-orang atau kelompok yang memiliki kesamaan dalam tujuan.
- Manajemen, adalah proses secara teknis dalam mencapai tujuan. Manajemen memiliki fungsi-fungsi utama, yaitu dalam hal perencanaan (planning, pengorganisasian (organizing), pengendalian (controlling), dan evaluasi (evaluating).
- Komunikasi, adalah hubungan yang terjadi di antara anggota-anggota organisasi.
- Informasi, adalah terkait dengan sumber-sumber data atau informasi yang dibutuhkan dalam proses pencapaian tujuan.
- Personalia, adalah adanya orang-orang atau karyawan yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas masing-masing bidang dengan hak dan kewajiban yang telah ditetapkan oleh Organisasi.
- Finansial, merupakan aspek pendanaan dari seluruh kegiatan administrasi.
- Material, adalah faktor penunjang dalam kegiatan administrasi yang biasanya berbentuk fisik, baik sarana maupun prasarana.
- Relasi Publik, adalah hubungan Organisasi dengan dunia luar. Relasi publik memfokuskan pada kegiatan sosialisasi tujuan atau kegiatan Organisasi secara eksternal.
Fungsi-fungsi inti manajemen adalah juga fungsi-fungsi inti dari administrasi, dikarenakan manajemen adalah inti dari administrasi.
Lebih lanjut, selain pentingnya untuk diketahui unsur-unsur administrasi, fungsi-fungsi manajemen dan juga fungsi-fungsi administrasi harus diterapkan dalam sebuah organisasi. Hal ini dikemukakan oleh G.R. Tery yang biasa disebut dengan istilah POAC, yaitu Planning, Organizing, Actuiting dan Controlling.
Planning
Yaitu proses pemikiran, atau usaha/kegiatan/langkah memprediksi kenyataan dengan memilih memanfaatkan kemampuan dan kegiatan yang diperlukan serta sarana yang ada secara sistematis untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, yang mencakup:
- penentuan kebijaksanaan/tujuan yang hendak dicapai
- penyusunan kegiatan secara sistematis
- berorientasi masa depan
- penentuan waktu pelaksanaan (awal dan akhirnya)
- metode yang dipergunakan.
Lebih jauh, perencanaan yang baik adalah:
- berdasarkan fakta/kenyataan, bukan keinginan pribadi
- mempermudah pencapaian tujuan
- berorientasu ke depan
- dapat dipertanggung jawabkan, baik dari segi teknis, ekonomis, operasional dan jarak waktu yang akan ditempuh
- fleksibel dan dinamis, bila menghadapi masalah-masalah yang datang menyusul
Organizing
Adalah proses memikirkan, memperhitungkan, kemudian menyediakan segala sesuatunya untuk memungkinkan rencana-rencana dapat terselenggara secara efektif dan efisien, yang meliputi:
- pencapaian tujuan diperlukan adanya kegiatan
- kegiatan harus dibagi-bagi/didelegasikan kepada anggota manajemen, mulai top manajer, midle manajer, lower manajer dan pegawai
- perlunya penggolongan pekerjaan secara sendiri-sendiri
- perlunya delegasi kewenangan dalam tugas
Pengalokasian tugas dan wewenang inilah yang dimaksudkan dengan pengorganisasian.
Actuiting
Untuk melaksanakan kegiatan, pemimpin mengambil tindakan berupa:
- menetapkan leadership berupa penempatan/penunjukan manajer, baik top, middle maupun lower manajer yang diperlukan
- memberikan pengarahan dan instruksi
- mengadakan komunikasi dengan tim kerja yang ada
- mengadakan konseling, konsultasi, dan rapat
Controlling
Pengawasan adalah proses yang menentukan apa yang hendak dicapai, menilainya, dan jika perlu mengambil tindakan koreksi agar pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana.
Sebagai suatu proses, unsur-unsur manajemen di atas dapat digambarkan melalui diagram di bawah ini:
Berdasarkan diagram di atas, dalam kerangka manajemen atau administrasi sebagai suatu proses ada empat macam peranan penting bagi para penentu kebijakan (decision maker):
- Menentukan kebijakan pada hakikatnya merupakan salah satu fungsi manajer, di samping planning, organizing, actuiting, dan controlling.
- Di dalam melaksanakan serangkaian fungsi manajemen, penentu kebijakan harus selalu mampu memberikan: petunjuk, bimbingan dan pengarahan kepada bawahan.
- Penentu kebijakan harus melakukan hubungan dengan pihak-pihak lain, dan tidak mungkin dapat bekerja sendiri tanpa adanya kerjasama dengan pihak lain/pelaksana.
- Sebagai seorang penentu kebijakan harus mampu menciptakan suasana kerja yang sebaiknya-baiknya, dengan memperhatikan aspirasi yang
diharapkan bawahan, sehingga para bawahan dapat bekerja dengan sebaik-baiknya.
