Proses Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan adalah suatu usaha yang rasional dari administrator untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan pada bagian awal dari fungsi perencanaan. Prosesnya mulai dan berakhir dengan pertimbangan. Ia memerlukan kreativitas,  keterampilan kuantitatif dan pengalaman. Secara umum para pakar sepakat bahwa  pengambilan keputusan meliputi langkah-langkah antara lain; pemahaman terhadap  masalah / identifikasi tujuan, membaca kriteria, membuat prioritas kriteria, membuat  alternatif, seleksi alternatif yang mendekati solusi, menetapkan alternative, pelaksanaan, memodivikasi evaluasi alternative.

1. Identifikasi Tujuan.

Menentukan tujuan dan sasaran khusus dan mengukur hasilnya. Organisasi memerlukan tujuan dan sasaran dalam setiap bidang dimana hasil karya mempengaruahi efektivitas organisasi. Jika tujuan dan sasaran ditetapkan secara memadai, maka ia akan menentukan hasil yang harus dicapai dan ukuran yang digunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran tersebut. Pendefinisian masalah serta identifikasi informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan persoalan yang dihadapi serta keputusan yang akan diambil. Menetapkan tujuan dan sasaran khusus dan mengukur hasilnya

2. Membaca Kriteria

Mengidentifikasi persoalan. Buat satu set matriks perbandingan berpasangan. Setiap elemen diatas level digunakan untuk membandingkan unsur-unsur di level yang berada dibawahnya.

3. Membuat Prioritas Kriteria

Susun hirarki keputusan dengan menetapkan tujuan keputusan, lalu tujuan dari tujuan perspektif tingkat menengah (melalui kriteria), lalu tingkat terendah (yang berupa seperangkat alternatif).

4. Membuat Alternatif

Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alternatif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang cukup dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian:

1. 1. Perkiraan dalam arti proyeksi, perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpul dan tersusun secara kronologis;
   2. perkiraan dalam arti prediksi, perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat;
   3. perkiraan dalam arti konjeksi, perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi di sini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan.

Dalam proses pengambilan keputusan, tujuan memilih alternatif adalah memecahkan persoalan supaya dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.  Memilih alternatif  bukanlah pekerjaan yang mudah. Oleh karena itu didasari bahwa dalam kebanyakan pengambilan keputusan, pemecahan yang optimal seringkali tidak mungkin. Hal ini disebabkan karena pengambilan keputusan tidak mungkin

5. Melakukan Uji Alternatif

Tahap ini merupakan suatu proses pengambilan keputusan untuk merepresentasikan model sistem yang akan dibangun berdasarkan pada asumsi yang telah ditetapkan. Dalam tahap ini, suatu model dari masalah dibuat, diuji dan divalidasi. Melakukan pengujian dan memilih keputusan terbaik berdasarkan kriteria tertentu yang telah ditentukan dan mengarah kepada tujuan yang akan dicapai.

6. Menetapkan Alternatif

Fase ini merupakan bagian tersulit yang harus dilakukan oleh seorang pengambil keputusan dalam proses pengambilan keputusan. Namun, dengan mengikuti prosedur yang runut dan rinci dan berorientasi pada penyelesaian masalah, dapat diyakini akan mengahsilkan keputusan yang memuaskan.Pemilihan satu alternatif yang  dianggap paling tepat untuk memecahka masalah tertentu dilakukan atas dasar pertimbangan yang  matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternatif yang dipakai akan berhasil  atau sebaliknya. Dalam proses pengambilan keputusan, pengambilan  keputusan  oleh pimpinan, kaitannya dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah, akan melibatkan semua pihak yang terlibat. Hal ini karena kekuasaan pimpinan tidak dapat dioperasionalkan apabila tidak didukung dan dibantu oleh seluruh personal yang memiliki pengetahuan dan  pengalaman  yang berbeda-beda. Pimpinan harus mengembangkan konsep kerja sama antar personal agar pelaksanaan alternatif pemecahan masalah lebih cepat dan mudah. Kerja sama dapat diciptakan jika pimpinan memiliki keterampilan

7. Pelaksanaan

Tahapan selanjutnya dari proses pengambilan keputusan yakni pelakasaan. Dalam pelaksanaan keputusan berarti kita harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif, kita juga harus mempunyai alternatif yang lain. Pelaksanaan pengambilan keputusan sering menjadi masalah karena keputusan yang  mesti ditanggapi oleh banyak orang malah ditangani oleh sedikit orang. Hal sebaliknya juga sering terjadi. Keputusan yang seharusnya dapat ditangani oleh 2-3 orang diserahkan kepada sebuah tim yang terdiri dari 40 orang atau lebih. Akibatnya timbul perdebatan yang tak henti-hentinya. Jadi tentukan dulu cara pengambilan keputusan yang paling cocok dengan situasi dan masalah yang ada: individu, tim,  musyawarah, voting, dan lain-lain

8. Memodifikasi Evaluasi Alternatif

Setelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat. Penilaian ulang perlu diadakan. Faktor-faktor penentu yang akan dinilai harus diputuskan sejak awal dalam proses pengambilan keputusan dan tidak setelah pelaksanaan berjalan. Dengan cara ini memang akan mudah terjadi debat yang hangat, namun akurasi akan lebih terjamin.

Pada hakikatnya, pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat (Siagian  1986). Proses engambilan keputusan digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah (Stoner 1990; dalam Abdul Mukhyi  2008).  Pengambilan  keputusan pada hakikatnya merupakan problematika antara rasionalitas dan kekuatan, “a process in which both rationality and power are  problematics” (Hall, …,158). Artinya, pengambilan keputusan melibatkan rangkaian proses yang terstruktur. Membuat  keputusan merupakan bagian dari kehidupan kita sehari-hari baik secara individu ataupun secara kelompok, terutama dalam suatu organisasi.

Pengambilan keputusan mempunyai arti penting bagi maju atau mundurnya suatu organisasi. Pengambilan keputusan yang tepat akan menghasilkan suatu perubahan terhadap organisasi ke arah yang lebih baik, namun sebaliknya pengambilan keputusan yang salah akan berdampak buruk pada roda organisasi dan administrasinya. Proses pengambilan keputusan merupakan kegiatan pemimpin yang dapat dijumpai pada semua tingkatan dan semua bidang manajemen. Pada umumnya suatu keputusan dibuat dalam rangka menyelesaikan / memecahkan permasalahan atau persoalan (problem solving). Sebagian besar kegiatan analisis masalah dan hasil pemecahan masalah dianalisis melalui teknik-teknik kuantitatif. Secara umum, yang dimaksud dengan masalah adalah tidak adanya keseimbangan / kesesuaian antara yang harus dilakukan (should) dengan kondisi sekarang (is).

Masalah juga dapat dilihat dari perbedaan antara standar pelaksanaan (yang ingin dilaksanakan)  dengan pelaksanaan yang dilakukan, perbedaan antara teori dengan praktek, perbedaan antara  yang diinginkan dengan yang terjadi, perbedaan antara “yang  seharusnya” dengan “pada kenyataannnya,” perbedaan antara teori dengan teori, dan perbedaan antara program / rencana kerja dengan hasil kerja. Siagian (1986) mengungkapkan delapan langkah proses pengambilan keputusan,  yaitu:

• definisi masalah,
• pengumpulan data,
• analisis data,
• penentuan alternatif,
• pemilihan alternatif yang terbaik,
• putuskan,
• implementasikan dan monitor hasil, dan
• evaluasi

Sujak (1990) memperkenalkan proses pengambilan keputusan normatif  yang meliputi tujuh tahap, yaitu:

• mengklarifikasi dan mendefinisikan problem,
• mengembangkan kriteria pemecahan masalah yang baik,
• mengembangkan alternatif,
• membandingkan alternatif dengan kriteria,
• pemilihan alternatif pemecahan,
• implementasi keputusan, dan
• monitoring keputusan dan balikan.

Stoner (1990) mengidentifikasi empat langkah dalam proses pengambilan keputusan atau proses pemecahan masalah rasional, yaitu:

• selidiki situasi,
• kembangkan alternatif,
• evaluasi alternatif dan pilih yang terbaik,
• laksanakan dan adakan tindak lanjut.

Dalam mengelaborasi proses pengambilan keputusan, Simon (1977) (dalam Turpinand Marasis 2004) mengemukakan 4 tahap model rasional pengambilan keputusan yang disebut IDCR, yaitu

1. Intelligence, yakni menemukan kesempatan untuk membuat keputusan,
2. Design, meliputi kegiatan  menciptakan,  mengembangkan,  dan  menganalisis  kemungkinan sejumlah tindakan,
3. Choice, yakni memilih tindakan tertentu dari alternatif yang tersedia,
4. Review, yakni menilai pilihan masa lalu.

Gibson, dkk (1992) menemukan tujuh tahap dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi:

• menetapkan tujuan dan sasaran khusus dan mengukur hasilnya,
• mengidentifikasi persoalan,
• mengembangkan alternatif,
• menentukan alternatif,
• memilih satu alternatif,
• menerapkan keputusan,
• mengendalikan dan mengevaluasi.

Pokras (1993) mengemukakan enam langkah proses pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan, yaitu:

• mengenali masalah,
• menamai masalah,
• menganalisis penyebab masalah,
• menjajaki pilihan pemecahan masalah,
• mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah,
• menciptakan dan mengikuti rencana tindakan untuk menyelesaikan masalah.