Secara Umum Pengertian Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian dari administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu pengertian dalam arti sempit dan pengertian dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Selain pengertian administrasi secara umum diatas, terdapat beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli dalam mendefinisikan apa itu administrasi. Pengertian administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut:
- Arthur Grager: Administrasi menurut Arthur grager adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
- George Terry: Administrasi menurut George Terry adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Sondang P. Siagian: Administrasi menurut Sondang P.Siagian adalah keseluruhan dari proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson: Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
- Ulbert: Menurut Ulbert, Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal. Dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Sedangkan pengertian administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.
Fungsi Administrasi
Selain harus mempelajari pengertian administrasi, sangat perlu juga untuk mengetahui fungsi dari administrasi itu sendiri. Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:
- Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
- Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
- Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
- Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula.
- Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
- Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan. Sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.
- Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
- Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih
- Terdapat kerja sama
- Terdapat proses atau usaha
- Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
- Terdapat tujuan.
Fungsi Administrasi
Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama. Perbedaannya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum. Sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain:
Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana. Akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8)
Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. (Daft, 2006:9)
Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)
Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11)
