Pengertian Manajemen Kinerja

Seperti halnya pengertian kinerja yang sangat beragam, sejauh ini belum ada kesepakatan diantara para ahli tentang definisi manjemen kinerja. Mereka cenderung mendefinisikan manajemen kinerja secara berbeda. Perbedaan definisi ini diantaranya disebabkan karena konsep manajemen kinerja terus mengalami perubahan dan berkembang. Berikut beberapa definisi manajemen kinerja yang ditemukan di beberapa literatur. Institute of Personnel Management (1992) mendefinisikan manajemen kinerja sebagai  “Performance management is a strategy which relates to every activity of the organization set in the context of its human resources policies, culture, style and communication systems. The nature of the strategy depends on the organizational context and can vary from organization to organization.”

Artinya, manajemen kinerja adalah sebuah strategi yang mengaitkan keseluruhan aktivitas organisasi dalam lingkup kebijakan sumberdaya manusia, budaya, gaya dan sistem komunikasi. Sifat dari strategi itu sendiri sangat bergantung pada konteks organisasi yang melingkupinya dan bisa berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Sementara itu Armstrong & Baron (1998) yang tergabung pada Chartered Institute of Personnel Development (CIPD) mendefiniskan manajemen kinerja sebagai berikut: “A process that contributes to the effective management of individuals and teams to achieve high level of organizational performance”.

Artinya, manajemen kinerja adalah proses yang berkontribusi terhadap efektivitas manajemen individu dan tim untuk mencapai kinerja organisasi pada level yang sangat tinggi. Jika kedua definisi diatas bisa dikategorikan sebagai definisi umum, maka definisi manajemen kinerja secara operasional dan definisi secara filosofis masing-masing diberikan oleh Briscoe & Claus (2008) dan Withford & Coetsee (2006) sebagai berikut. “Performance management is the system through which organizations set work goals, determine performance standards, assign and evaluate work, provide performance feedback, determine training and development needs and distribute rewards (Briscoe & Claus, 2008)”.

Artinya manajemen kinerja adalah sistem dimana sebuah organisasi menetapkan tujuan, menentukan standar kinerja, menunjuk karyawan untuk melakukan pekerjaan dan sekaligus mengevaluasinya, memberi umpan balik, menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan, dan memberi imbalan kepada karyawan (Briscoe & Claus, 2008) Menurut (Withford & Coetsee, 2006) manajemen kinerja didefinisikan sebagai berikut. “Performance management is a philosophy for managing the behaviour of people within a context that facilitates and supports alignment of individual goals with organisational goals in order to achieve organisational and financial performance.”

Artinya manajemen kinerja adalah sebuah filosofi tentang pengelolaan prilaku manusia yang bertujuan untuk memfasilitasi dan mendukung keselarasan tujuan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi dalam rangka untuk menghasilkan kinerja organisasi dan kinerja keuangan. Definisi-definisi diatas hanyalah sebagian dari definisi manajemen kinerja yang ada. Keempat definisi diatas diharapkan bisa mewakili definisi manajemen kinerja yang tidak semuanya bisa dipaparkan di modul ini. Definisi-definisi lain yang lebih bervariasi dapat dilihat pada Armstrong’s Handbook of Performance Management edisi keempat tahun 2009. Berdasarkan keempat definisi yang dipaparkan diatas, secara filosofis manajemen kinerja menganggap bahwa karyawan memiliki peran sentral dalam pencapaian tujuan organisasi baik tujuan financial maupun tujuan lainnya.

Namun demikian, karyawan tidak serta merta diperlakukan sebagai sumberdaya yang kemampuan, pengetahuan dan pengalamannya dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi. Sebaliknya karyawan juga diperlakukan sebagai sosok manusia yang memiliki emosi, kepribadian dan kebutuhan psikologis dan non-psikologis yang harus difasilitasi dan dipenuhi agar mereka memiliki komitmen terhadap organisasi. Atau dengan kata lain, agar karyawan memiliki komitmen terhadap organisasi, organisasi juga harus memiliki komitmen yang sama terhadap karyawan. Hal ini bisa diartikan pula bahwa keselarasan tujuan, antara tujuan individu karyawan dan tujuan organisasi, menjadi kunci efektifitas manajemen kinerja.

Dengan demikian organisasi harus membangun strategi yang mampu memenuhi kepentingan kedua belah pihak jika menginginkan organisasi menghasilkan kinerja yang tinggi. Secara operasional, maanjemen kinerja bukan hanya menuntut karyawan berkinerja tinggi tetapi melibatkan pula proses umpan balik, sebut saja melalui komunikasi formal dan informal; memberi pelatihan dan pengembangan karyawan dan tidak kalah penting memberikan reward yang sepadan dengan upaya karyawan.

Komponen Manajemen Kinerja

Berdasarkan definisi manajemen kinerja khususnya definisi oeprasional bisa dikatakan bahwa manajemen kinerja merupakan aktivitas manajerial yang sangat kompleks yang melibatkan beberapa komponen kunci yang terhubung satu dengan lainnya. Komponen kunci yang dimaksud adalah:

1. Planning. Organisasi yang efektif adalah organisasi yang merencanakan semua pekerjaan sebelum pekerjaan tersebut dilaksasnakan. Perencanaan dengan demikian bisa diartikan sebagai penetapan ekspektasi dan tujuan kinerja bagi sebuah kelompok dan atau individu agar mereka berupaya untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan pemahaman ini oleh karenanya melibatkan karyawan dalam proses perencanaan menjadi penting karena akan membantu mereka memahami tujuan organisasi, mengetahui apa yang perlu dilakukan, mengapa perlu dilakukan, dan seberapa baik hal itu harus dilakukan. Termasuk dalam perencanaan kinerja karyawan adalah penetapan rencana penilaian kinerja karyawan (termasuk elemen maupun standar penilaiannya). Elemen dan standar kinerja harus terukur, bisa dimengerti, bisa diverifikasi, adil, dan dapat dicapai. Dalam menyusun perencanaan, di sisi lain, rencana kinerja karyawan harus fleksibel sehingga mudah untuk disesuaikan manakala ada perubahan tujuan dan persyaratan kerja.
2. Monitoring. Agar organisasi berjalan efektif, semua tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada karyawan harus dipantau terus-menerus. Pemantauan juga berarti secara konsisten mengukur kinerja dan memberikan umpan balik berkelanjutan kepada karyawan dan kelompok kerja untuk mengetahui kemajuan mereka dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam monitoring kinerja karyawan perlu dilakukan review terhadap kemajuan pekerjaan dengan cara membandingkan kinerja mereka dengan standar kinerja. Monitoring dengan demikian memberi kesempatan kepada supervisor untuk mengkaji seberapa baik karyawan memenuhi standar yang telah ditentukan dan melakukan perubahan jika standar kinerja dianggap tidak realistic. Demikian juga monitoring berkelanjutan memungkinkan supervisor bisa mengidentifikasi karyawan yang kinerjanya dibawah standar dan membantu mereka untuk meperbaikinya segera.
3. Developing. Kebutuhan akan pengembangan karyawan harus selalu dievaluasi dan segera ditangani jika organisasi ingin berjalan efektif. Dalam hal ini mengembangkan karyawan berarti meningkatkan kapasitas mereka melalui pelatihan, memberikan tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan baru atau membutuhkan tanggung jawab yang besar, peningkatkan proses kerja, atau metode lainnya. Memberikan karyawan peluang untuk mengikuti pelatihan dan pengembangan akan mendorong kinerja mereka lebih baik, memperkuat keterampilan dan kompetensi yang berhubungan dengan pekerjaan, dan membantu karyawan mampu mengikuti perubahan di tempat kerja, seperti diperkenalkannya teknologi baru.
4. Rating. Sudah tentu organisasi setiap saat harus mengetahui kinerja kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan membandingkan kinerja individu karyawan dengan keseluruhan karyawan untuk mengetahui siapa yang terbaik. Dengan kata lain untuk mengetahui kinerja karyawan bisa dilakukan dengan menyusun peringkat kinerja (performance rating) yang kemudian dibandingkan dengan standar kinerja pada rencana kinerja karyawan.
5. Rewarding. Memberi penghargaan berarti mengakui karyawan, secara individu maupun sebagai anggota kelompok, atas kinerja mereka dan mengakui kontribusi mereka kepada misi dan tujuan organisasi. Prinsip dasar dari manajemen yang efektif adalah bahwa semua perilaku harus dikendalikan oleh konsekuensi yang ditimbulkan oleh perilaku tersebut. pengendalian bisa dilakukan melalui mekanisme formal maupun informal dan konsekuensi yang ditimbulkannya bisa positif maupun negatif.

Tujuan Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja adalah proses untuk mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengembangkan kinerja karyawan sehingga tujuan dan sasaran perusahaan dapat diraih lebih efektif. Manajemen kinerja yang efektif dirancang untuk meningkatkan kinerja, mengidentifikasi persyaratan dan kebutuhan kinerja, dan menyediakan umpan balik yang relevan dengan kebutuhan tersebut dan membantu karyawan untuk mengembangkan karir. Berdasarkan penjelasan ini bisa dikatakan bahwa tujuan utama dari Manajemen Kinerja adalah:

1. Membantu tercapainya dan peningkatan standar kinerja karyawan dan atau sekelompok karyawan tertentu
2. Membantu karyawan dalam mengidentifikasi pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan dalam rangka untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan efektif
3. Membantu karyawan untuk bekerja sesuai dengan arah tujuan yang telah ditetapkan organisasi.
4. Membantu karyawan untuk memperoleh umpan balik secara teratur yang terkait dengan kinerja karyawan berupa pengetahuan, keterampilan dan sikap yang relevan sehingga karyawan dapat mencapai dan meningkatkan pengembangan diri (personal development).

Manfaat Manajemen Kinerja

Kinerja yang baik sudah tentu sangat diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu manajemen kinerja juga menjadi keharusan. Dengan kata lain, kinerja harus diupayakan, dipelihara, ditingkatkan, dimonitior dan bilamana perlu dikontrol. Bila manajemen kinerja bisa terlaksana dengan baik maka beberapa manfaat akan diperoleh, diantaranya adalah:

1. Manajemen kinerja terfokus pada hasil, daripada perilaku dan aktivitas. Kesalahpahaman konsep yang sering terjadi di kalangan manajer dan supervisor adalah menganggap bahwa perilaku dan aktivitas atau kegiatan adalah sama dengan hasil. Faktanya sesungguhnya tidak selalu demikian. Sebut saja seorang karyawan mungkin tampak sangat sibuk, tetapi kenyataannya tidak memberikan kontribusi sama sekali terhadap tujuan organisasi. Sebagai contoh, karyawan yang melakukan penelaahan setiap formulir dan prosedur kerja secara manual, namun karyawan tersebut tidak mendukung program automatisasi penelaahan menggunakan perangkat lunak. Dalam hal ini manajer mungkin berkesimpulan bawa karyawan sangat berkomitmen pada organisasi dan bekerja dengan keras, dengan demikian layak untuk mendapatkan peringkat kinerja yang sangat tinggi. Contoh ini sekali lagi memberi gambaran bahwa seorang manajer harus fokus bukan hanya pada aktivitas dan prilaku karyawan tetapi juga hasilnya
2. Keselarasan antara aktivitas organisasi dan proses untuk tujuan organisasi. Manajemen kinerja mengidentifikasikan tujuan organisasi, hasil yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, ukuran efektivitas atau efisiensi (outcomes) menuju tercapainya tujuan, dan sarana pemicu (drivers) untuk mencapai tujuan. Rantai pengukuran ini perlu dievaluasi untuk memastikan terjadinya keselarasan antara aktivitas organisasi dengan keseluruhan hasil organisasi.
3. Menumbuhkembangkan bangunan sistem secara keseluruhan dan tujuan jangka panjang organisasi. Swanson, dalam artikelnya yang dimuat di Advances in Developing Human Resources, (1999), berjudul Performance Improvement Theoryand Practice, menjelaskan bahwa proses peningkatan kinerja yang efektif harus mengikuti pendekatan sistem (system-based approach) sambil pada saat yang sama melihat hasil dan faktor pemicunya (drivers). Upaya sebaliknya hanya akan menghasilkan hasil yang tidak diharapkan. Sebagai contoh, memPKH karyawan mungkin saja akan menghasilkan keuntungan jangka pendek. Namun demikian dalam jangka panjang, bukan tidak mungkin justru akan menurunkan produktivitas karyawan dan mengakibatkan hilangnya keuntungan jangka panjang.
4. Menghasilkan pengukuran yang bermakna. Pengukuran dalam manajemen kinerja bisa digunakan untuk beragam kegiatan misalnya untuk benchmarking; menetapkan standar agar bisa dibandingkan praktik terbaik (best practice) pada organisasi lain. Pengukuran ini juga bisa menjadi dasar yang konsisten saat organisasi melakukan perubahan internal. Selain itu, pengukuran bisa menunjukkan hasil yang dcapai ketika dilakukan upaya perbaikan, seperti saat dilakukan pelatihan karyawan, program pengembangan manajemen, program peningkatan kualitas, dll. Pengukuran ini juga membantu memastikan perlakuan yang setara dan adil kepada karyawan berdasarkan kinerja.

Manfaat lain dari Manajemen Kinerja

1. Manajemen Kinerja membantu seorang manajer untuk berpikir tentang hasil yang benar-benar diinginkan. Artinya seorang maanjer dipaksa untuk bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan organisasi dan hasilnya.
2. Mengesampingkan masalah personal. Supervisor fokus pada perilaku dan hasil, bukan kepribadian.
3. Memvalidasi harapan. Pada era “ekspektasi yang serba tinggi” seperti sekarang ini, ketika organisasi berusaha untuk mengubah diri dan mengubah masyarakat, memiliki hasil yang terukur dapat digunakan memverifikasi apakah visi yang besar itu realistis atau tidak.
4. Membantu memastikan perlakuan yang setara pada karyawan karena penilaian didasarkan pada hasil.
5. Operasional yang optimal dalam organisasi karena tujuan dan hasil terhubung sangat erat dan selaras.
6. Memupuk perubahan dalam perspektif dari kegiatan untuk hasil.
7. Review terhadap kinerja difokuskan pada kontribusi kinerja terhadap tujuan organisasi, misalnya daftar pertanyaan “Apakah manajemen kinerj berkontribusi terhadap tujuan organisasi? dan bagaimana kontribusi itu terbentuk?”
8. Mendukung komunikasi, umpan balik dan dialog yang berkelanjutan tentang tujuan organisasi. Juga mendukung komunikasi antara karyawan dan supervisor.
9. Kinerja dipandang sebagai proses berkelanjutan, bukan hanya terjadi satu kali, atau satu even tertentu.
10. Manajemen kinerja mendorong agar organisasi fokus pada kebutuhan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
11. Memupuk perspektif sistem, yaitu fokus pada hubungan dan pertukaran antara subsistem, misalnya, departemen, proses, tim dan karyawan. Dengan demikian, manajemen kinerja fokus pada pola dan tema organisasi, bukan pada peristiwa tertentu.
12. Fokus dan analisis atas hasil yang terus menerus akan membantu memperbaiki beberapa mitos, misalnya, “belajar berarti hasil”, “kepuasan kerja menghasilkan productivitas”, dll…
13. Menghasilkan komitmen dan sumber daya.
14. Menyediakan perbandingan, arahan dan perencanaan yang spesifik.
15. Mengarahkan kembali perhatian karyawan dari pendekatan bottom-up (misalnya, menjalankan deskripsi pekerjaan, penilaian kinerja dan lainlain, menuju ke tujuan organisasi) menjadi pendekatan top-down (misalnya, memastikan semua tujuan subsistem dan hasilnya harus dikaitkan lebih dulu dan diselaraskan dengan tujuan-tujuan organisasi dan hasilnya).